Kebijakan Privasi

1. Operator dan cakupan kebijakan

ProHire dioperasikan oleh Waskita Biro Konsultasi Psikologi. Kebijakan ini berlaku pada penggunaan situs dan aplikasi ProHire oleh peserta psikotes, pengguna perusahaan/Employer, Admin, serta pengguna lain yang mengakses halaman publik atau fitur pendukung ProHire.

Dalam layanan assessment yang diselenggarakan untuk perusahaan, sekolah, atau organisasi lain, pihak penyelenggara tersebut dapat menentukan tujuan assessment dan peserta yang diikutsertakan. Waskita melalui ProHire memproses data untuk menyediakan dan mengamankan layanan sesuai konteks, kewenangan, dan instruksi yang berlaku. Untuk data akun platform, keamanan, audit, dan administrasi ProHire, Waskita juga dapat menentukan kebutuhan pemrosesan yang diperlukan untuk menjalankan layanan.

2. Data yang dapat diproses

Jenis data bergantung pada fitur yang digunakan. ProHire dapat memproses:

• Data akun dan kontak, seperti nama, email, username, nomor telepon/WhatsApp, jabatan, serta hubungan pengguna dengan perusahaan.
• Data diri peserta, termasuk informasi identitas dan profil yang diisi pada form peserta, seperti pendidikan, pengalaman, organisasi, keluarga, dan kontak darurat jika diminta pada proses assessment.
• Data psikotes dan assessment, seperti kode undangan, paket tes, jadwal, jawaban, progres, status pengerjaan, skor, interpretasi, psikogram, dan laporan hasil.
• Data layanan perusahaan, seperti paket, invoice, saldo/reserve, riwayat transaksi, serta data administratif yang diperlukan untuk penyelenggaraan psikotes.
• Data teknis dan keamanan, seperti alamat IP, user-agent, aktivitas login, reset password, audit akses, heartbeat peserta, dan informasi teknis lain yang digunakan untuk keamanan, troubleshooting, dan integritas layanan.
• Dokumentasi kamera apabila paket atau kebijakan tes mengaktifkan fitur kamera, sebagaimana dijelaskan pada bagian Kamera dan Dokumentasi.

3. Tujuan dan dasar pemrosesan data

• Menyiapkan dan menjalankan undangan, jadwal, serta sesi psikotes.
• Menyimpan jawaban, melakukan scoring, dan menghasilkan psikogram atau laporan sesuai paket tes.
• Memungkinkan Employer dan Admin yang berwenang mengelola peserta serta hasil assessment.
• Mengelola akun, autentikasi, pemulihan password, keamanan sesi, dan audit aktivitas penting.
• Mengelola administrasi layanan perusahaan, termasuk invoice, saldo, dan riwayat transaksi.
• Mengirim komunikasi operasional seperti kode login, tautan reset password, atau informasi yang diperlukan untuk menjalankan layanan.
• Mendiagnosis gangguan teknis, menjaga integritas proses tes, dan membantu penanganan permintaan dukungan.

Sesuai konteks layanan, pemrosesan dapat dilakukan untuk pelaksanaan layanan atau hubungan kontraktual, pemenuhan kewajiban yang berlaku, kebutuhan keamanan dan kepentingan layanan yang sah, serta berdasarkan persetujuan ketika jenis pemrosesan memang memerlukannya. Untuk assessment yang diselenggarakan oleh perusahaan/sekolah/organisasi, penyelenggara terkait bertanggung jawab memastikan dasar dan kewenangan yang sesuai untuk mengikutsertakan peserta.

4. Akses dan penggunaan data

Akses ke data dalam aplikasi dibatasi berdasarkan peran dan hubungan pengguna dengan perusahaan. Employer hanya dapat mengakses data pada konteks perusahaan yang berwenang, sedangkan fungsi administratif tertentu dibatasi untuk Admin sesuai hak aksesnya.

Data hasil assessment dapat tersedia kepada perusahaan, sekolah, organisasi, psikolog, atau pihak penyelenggara yang berwenang sesuai layanan yang diikuti peserta. ProHire tidak menjadikan data peserta tersedia untuk pengguna lain di luar kewenangan tersebut.

Beberapa fungsi operasional dapat bergantung pada layanan pihak lain yang dikonfigurasi oleh penyelenggara, misalnya pengiriman email atau pembukaan WhatsApp untuk membantu pengiriman kode. Pemrosesan pada layanan pihak lain juga mengikuti ketentuan penyedia layanan tersebut.

5. Peserta di bawah 18 tahun

ProHire dapat digunakan untuk assessment peserta di bawah 18 tahun apabila proses tersebut diselenggarakan dengan persetujuan orang tua atau wali yang berwenang. Perusahaan, sekolah, organisasi, atau pihak yang mendaftarkan peserta anak bertanggung jawab memastikan persetujuan tersebut telah diperoleh sebelum peserta mengikuti layanan.

Orang tua atau wali dapat menghubungi penyelenggara assessment atau ProHire untuk pertanyaan mengenai data peserta anak, dengan tetap memperhatikan verifikasi identitas dan kewenangan atas permintaan tersebut.

6. Kamera dan dokumentasi tes

Pada tes yang mengaktifkan kebijakan kamera, ProHire melakukan pemeriksaan kesiapan dan izin kamera sebelum tes dimulai. Tahap pre-check tidak menyimpan foto atau video. Ketika peserta telah masuk ke sesi tes yang menggunakan dokumentasi kamera, sistem dapat mengambil snapshot secara periodik untuk kebutuhan dokumentasi dan monitoring proses tes.

Penggunaan kamera ditampilkan kepada peserta sebagai bagian dari alur tes yang terkait. Untuk peserta di bawah 18 tahun, persetujuan orang tua/wali juga mencakup penggunaan fitur assessment yang diberitahukan dalam proses tersebut. Jika kamera tidak tersedia atau perangkat memiliki pembatasan tertentu, alur yang tersedia mengikuti kebijakan tes dan kewenangan Admin/penyelenggara pada sesi tersebut.

7. Keamanan akun dan akses

ProHire menggunakan kontrol teknis yang tersedia pada aplikasi, termasuk password yang disimpan dalam bentuk hash, pembatasan akses berbasis peran, rate limit pada sejumlah aksi sensitif, token reset password dengan masa berlaku, pencabutan sesi pada perubahan keamanan tertentu, serta audit aktivitas seperti reset password dan impersonation Admin.

Pengguna tetap bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial, kode tes, dan akses perangkat yang digunakan.

8. Penyimpanan, arsip, dan retensi data

Lama penyimpanan dapat berbeda menurut jenis data, tujuan layanan, kebutuhan pembukuan, riwayat assessment, audit, keamanan, penyelesaian sengketa, serta kewajiban administratif, kontraktual, atau hukum yang masih berlaku. Karena tidak semua jenis data memiliki tujuan dan masa kebutuhan yang sama, ProHire tidak menetapkan satu jangka waktu tunggal pada halaman ini.

Data yang berfungsi sebagai riwayat layanan dan bukti pertanggungjawaban dapat dipertahankan sebagai arsip selama masih diperlukan. Kategori ini dapat mencakup invoice, saldo dan mutasi, riwayat undangan dan pelaksanaan tes, scoring, psikogram, laporan, serta data master peserta yang diperlukan untuk menjaga kesinambungan riwayat assessment dan mencegah duplikasi data ketika peserta kembali menggunakan layanan.

Data yang bersifat operasional sementara atau lebih sensitif diperlakukan terpisah. Token reset password, data sesi/temporer, dan dokumentasi kamera tidak otomatis diperlakukan sebagai arsip transaksi permanen dan dapat ditinjau untuk pembersihan, penghapusan, atau anonimisasi setelah tidak lagi diperlukan untuk keamanan, investigasi, dukungan, atau tujuan layanan yang relevan.

ProHire tidak melakukan penghapusan massal seluruh histori hanya karena data sudah tidak aktif. Setiap tindakan penghapusan, pemusnahan, atau anonimisasi dilakukan berdasarkan kategori data, tujuan yang masih berlaku, permintaan yang sah, kebutuhan pembuktian/audit, serta kewajiban yang relevan. Kebijakan operasional retensi dapat diperbarui ketika prosedur dan kemampuan pengelolaan data ProHire disempurnakan.

9. Hak dan permintaan terkait data

Peserta dapat memperbarui data melalui form yang disediakan ketika alur tersebut tersedia. Sesuai konteks dan ketentuan yang berlaku, pengguna atau pihak yang berwenang dapat meminta informasi mengenai pemrosesan, akses terhadap data, koreksi data yang tidak akurat, penghapusan atau pembatasan pemrosesan, serta penarikan persetujuan untuk pemrosesan yang memang didasarkan pada persetujuan.

Permintaan akan ditinjau setelah identitas dan kewenangan pemohon dapat diverifikasi. Untuk assessment yang diselenggarakan oleh perusahaan, sekolah, atau organisasi lain, permintaan tertentu dapat perlu dikoordinasikan dengan pihak penyelenggara tersebut karena mereka memiliki konteks dan kewenangan atas assessment yang dijalankan.

10. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui ketika fitur, proses operasional, kebutuhan layanan, atau kebutuhan kepatuhan berubah. Tanggal pembaruan terbaru akan ditampilkan pada halaman ini. Perubahan yang material dapat diinformasikan melalui halaman ProHire atau kanal komunikasi yang tersedia sesuai konteks pengguna.